A vendéglistából lesz minden más: a helyszín mérete, a menü, a költségvetés, a nyomtatandó meghívók száma és később az ültetési rend. Érdemes ezért az elején jól felépíteni, mert a hónapok alatt sokan fognak beleírni, és a végén a cateringes is ebből kap számokat.
Ez az útmutató végigveszi, milyen döntésekkel érdemes kezdeni, milyen oszlopok kellenek, és hogyan kerüljétek el a leggyakoribb hibákat. A cikk alján letölthető sablon pontosan ezekkel az oszlopokkal készült.
Ingyenes vendéglista-sablon. Kitöltött példasorokkal, legördülő listákkal (felnőtt vagy gyerek, visszajelzés, csoport) és egy összesítő lappal, amely magától megszámolja, hányan jönnek, ki mit eszik, és melyik allergénből hány van.
Három döntés, mielőtt egyetlen nevet leírnátok
1. A felső határ. Nézzétek meg, hány fő fér el kényelmesen a helyszínen, és mennyit szeretnétek vendégenként költeni. A kettő közül a szűkebb a valódi korlát. Ha még nincs helyszín, egy durva létszám-elképzelés akkor is kell, mert a helyszínek ez alapján ajánlanak.
2. Jönnek-e gyerekek. A „gyerekek is jöhetnek” vagy „csak felnőtteket hívunk” döntés sok tucat embert jelenthet egy nagy családban. Ha csak a közvetlen családból jönnek gyerekek, ezt is jó előre eldönteni, hogy ne esetenként kelljen magyarázkodni.
3. Kísérők. Aki egyedül jön, hozhat-e valakit? Gyakori szabály, hogy akinek tartós párja van, az a párjával együtt kap meghívót névre szólóan, a „+1” pedig kivétel. Bármi is a szabály, mindenkire ugyanaz vonatkozzon, így könnyebb megvédeni.
Egy sor egy vendég, a meghívó pedig a család
A vendéglista két dolgot számol egyszerre, és ezeket gyakran összekeverik:
- meghívókat (borítékokat): egy család, egy pár vagy egy egyedülálló vendég kap egyet;
- vendégeket (főket): ők esznek, ülnek és kapnak menüt.
Ha soronként egy meghívót írtok („Kovács család, 4 fő”), akkor nem tudjátok, hogy a négy főből hány gyerek, ki mit eszik, és ki nem jön végül. Ha viszont csak neveket, akkor nem látszik, hány borítékot kell megcímezni. A megoldás: minden vendég külön sor, és egy külön oszlopban ott áll, melyik meghívóhoz tartozik. A Kovács család három sora mind a „Kovács család” meghívóhoz tartozik, így a borítékok száma és a létszám is kiolvasható.
A sablon oszlopai, és mire valók
| Oszlop | Mire kell |
|---|---|
| Meghívó (család, pár) | Ebből lesz a boríték, és ez tartja egyben a családot az ültetésnél. |
| Vendég neve | Ahogy a meghívón és az ültetőkártyán szerepelni fog. |
| Felnőtt vagy gyerek, életkor | Menü, adag, etetőszék; az ültetésnél is számít. |
| Kísérő | Igen, ha a sor valakinek a „+1”-e. |
| Csoport | Menyasszony családja, vőlegény családja, barátok, kollégák. Szűréshez és ültetéshez. |
| Ki hívta meg | Ha a szülők is hívnak vendéget, később jól jön, hogy kit kitől kérdezzetek. |
| Postacím | A papírmeghívó címzéséhez; elég a család első sorában. |
| Telefon vagy e-mail | Akit a határidő után fel kell hívni. |
| Meghívó átadva | Dátum: látszik, kihez nem jutott még el. |
| Visszajelzés | Jön, nem jön, nem válaszolt. Ebből számol az összesítő. |
| Menü, étrend, ételallergia | A konyhának; részletesen az allergénekről szóló cikkben. |
| Szállás, asztal, megjegyzés | Szállásfoglaláshoz, ültetéshez és minden máshoz. |
A nem válaszolt és a nem jön külön érték. Ha az üres cellát „nem jön”-nek olvassátok, könnyen kimarad valaki, akinek csak szólni kellett volna.
Így építsétek fel, lépésről lépésre
1. Gyűjtsetek nyersen, két oldalról
Mindketten írjátok le a saját oldalatokat: család, barátok, kollégák. A szülőket is érdemes korán megkérdezni, kit hívnának; náluk gyakran előkerül egy-egy keresztszülő vagy szomszéd, akiről nem is tudtatok. Ebben a körben még ne húzzatok ki senkit.
2. Osszátok két listára
Az első listán azok vannak, akik nélkül nem lenne esküvő. A második listán azok, akiket szívesen hívnátok, ha belefér. Ha a felső határ alatt maradtok, a második listából hívhattok még, ha fölötte, akkor ott kell szűkíteni, nem az elsőn.
3. Rendezzétek meghívókba és csoportokba
Írjátok be, ki kivel kap közös meghívót, és melyik csoportba tartozik. Itt derül ki, ha valaki két helyen is szerepel (például unokatestvér és kolléga egyszerre): egy embernek egy sora legyen.
4. Szedjétek össze a címeket
A papírmeghívót sokan személyesen viszik körbe, de a messzebb élőknek postán megy. A címeket gyűjtsétek egy helyre most, ne a nyomtatás hetében.
5. Számoljatok
Az összesítő lap a sablonban magától számol: hány vendég van, hányan jönnek, ebből hány felnőtt és hány gyerek, ki mit eszik, és melyik allergénből hány van. A visszajelzések előtt a „jön” oszlop még üres, ilyenkor a vendégek összesített száma a fontos.
Gyakori hibák
- Több változat ugyanabból a táblázatból. Az egyik a telefonon, a másik anyukánál, a harmadik e-mailben. Legyen egyetlen közös fájl, például Google Táblázatban, amit mindenki szerkeszthet.
- A kísérő nincs benne a létszámban. Ha valaki hozhat valakit, már most legyen egy sora, akkor is, ha a neve még ismeretlen.
- A gyerekek életkora hiányzik. Egy kétéves és egy tizenkét éves egészen mást eszik, és máshová ül.
- A „nem válaszolt” üres cella. Írjátok ki, mert a végén ezt a listát kell majd végigtelefonálni.
- Későn derül ki az allergia. Ha a visszajelzéssel együtt kérdezitek, a cateringes időben megkapja. A papírmeghívóra írt „jelezzétek, ha valamit nem esztek” mondatra kevesen válaszolnak magától.
Excel vagy Google Táblázat?
A sablon mindkettőben működik. Excelben egyszerűen nyissátok meg. Google Táblázatokban válasszátok a Fájl > Importálás > Feltöltés menüt, vagy töltsétek fel a fájlt a Google Drive-ra, és nyissátok meg Google Táblázatokkal; a legördülő listák és az összesítő képletei ott is működnek. A CSV-változat bármilyen táblázatkezelőben megnyílik, de abban nincsenek legördülő listák és összesítő.
Egy figyelmeztetés: a lista címeket, telefonszámokat és (az allergiák miatt) egészségügyi adatokat is tartalmaz. Csak azzal osszátok meg, akinek dolga van vele, és az esküvő után töröljétek, amire már nincs szükség.
Ha nem akartok táblázatot frissítgetni
A táblázat addig jól működik, amíg ti írtok bele. A nehéz rész a visszajelzések begyűjtése: a válaszok telefonon, üzenetben és személyesen jönnek, és valakinek mindet be kell vezetnie.
Az Igendában ugyanezt a listát vezetitek, csak a vendégek töltik ki helyettetek. A meghívókat soronként is bemásolhatjátok, például így: „Kovács család: Kovács Béla, Kovács Éva, Bence (6)”. Minden családnak saját QR-kódja és linkje lesz, ezt a papírmeghívó mellé teszitek, és ők a saját nevükre válaszolnak: ki jön, ki mit eszik, van-e allergiája. A lista csoportokkal, menükkel, allergiákkal és asztalokkal bármikor letölthető Excelben is.
Gyakori kérdések
Mennyi vendéggel számoljunk?
Nincs jó általános szám: a helyszín befogadóképessége és a vendégenkénti költség (menü, ital, torta) együtt adja meg a felső határt. Érdemes ebből visszafelé dolgozni, és a listát két részre osztani: akiket mindenképp hívtok, és akiket akkor, ha belefér.
Külön kell számolni a gyerekeket?
Igen. A cateringes és a helyszín általában másképp számol velük (gyerekmenü, kisebb adag, etetőszék), és az ültetésnél is számít, hány évesek. A sablonban ezért külön oszlop a felnőtt vagy gyerek és az életkor.
Mit írjunk, ha még nem tudjuk a kísérő nevét?
Írjátok be így: „Nagy Ilona kísérője”, és a Kísérő oszlopba tegyetek igent. Így a létszámban benne van, a nevét pedig ráértek akkor beírni, amikor visszajeleznek.
Excelben vagy Google Táblázatban érdemes vezetni?
Ha többen szerkesztitek (ti ketten és a szülők), a Google Táblázat kényelmesebb, mert mindig mindenki ugyanazt a változatot látja. A sablon mindkettőben megnyílik: Google Táblázatokban a Fájl > Importálás menüvel.